Prinsip Diagram Pareto, Cara Kerja, dan Cara Membuatnya

Prinsip diagram pareto, yaitu 80/20, adalah alat analisis yang sangat efektif untuk membantu Anda mengidentifikasi dan memprioritaskan masalah yang paling signifikan dalam berbagai konteks, mulai dari bisnis hingga kehidupan sehari-hari.

Pahami secara lengkap bagaimana prinsip diagram pareto, cara kerja, dan cara membuatnya pada artikel kali ini.

Prinsip Diagram Pareto

Diagram Pareto didasarkan pada prinsip 80/20 yang diperkenalkan oleh ahli ekonomi Italia, Vilfredo Pareto. Prinsip ini menyatakan bahwa sekitar 80% dari efek atau hasil disebabkan oleh 20% dari penyebab. 

Dalam konteks bisnis, misalnya, 80% dari pendapatan mungkin berasal dari 20% dari pelanggan atau produk. Atau kalau untuk mengukur produktivitas kerja, maka dari 20% pekerjaan akan memberikan hasil sebesar 80%. 

Fenomena yang sama juga terjadi di industri perbankan dan banyak industri lainnya. Di industri perbankan, misalnya, hanya ada 20% bank yang menguasai sekitar 80% aset dan pasar perbankan nasional. 

Bank-bank itu, di antaranya, Bank Mandiri, BRI, BCA, BNI, BTN, Bank CIMB Niaga, Bank Syariah Indonesia, Bank Permata, dan Bank OCBC NISP.

Bagaimana prinsip ini diimplementasikan pada pengujian mutu dan kualitas produk? Sederhananya begini, ada 20% produk cacat yang disebabkan oleh 80% permasalahan. Bisa pula mendeteksi masalah dalam transportasi, seperti sebanyak 80% keterlambatan jadwal penerbangan menyebabkan terjadinya penundaan penerbangan (delay) sebanyak 20%.

Jadi, apa yang bisa Anda simpulkan dari prinsip diagram pareto ini? Ya, ada baiknya Anda berfokus pada 20% pekerjaan yang bisa diselesaikan dengan baik dan pekerjaan tersebut bisa memberikan hasil sebanyak 80% dari target penghasilan yang Anda tetapkan.

Benefit Menggunakan Diagram Pareto

Dari penjelasan prinsip diagram pareto di atas, harusnya Anda sudah bisa menyimpulkan kalau ada banyak manfaat dan keuntungan yang bisa Anda dapatkan dari penggunaan diagram ini. 

Namun agar lebih jelas, berikut beberapa manfaat diagram pareto untuk peningkatan produktivitas kerja:

1. Identifikasi Masalah Utama 

Mengidentifikasi masalah utama memungkinkan perusahaan berfokus pada sumber daya dan usaha di area yang paling membutuhkan perbaikan. 

Misalnya, ada data yang menunjukkan 80% keluhan pelanggan berasal dari masalah pengiriman yang terlambat. Nah, perusahaan dapat mengalokasikan lebih banyak sumber daya untuk memperbaiki sistem logistik dan pengiriman. 

Dengan memfokuskan upaya perbaikan pada masalah yang paling berdampak, perusahaan dapat mencapai hasil yang lebih signifikan dan efisien dibandingkan dengan mencoba mengatasi semua masalah sekaligus.

2. Prioritas Solusi

Diagram Pareto memungkinkan Anda memfokuskan upaya perbaikan pada 20% penyebab yang menghasilkan 80% dari masalah, yang merupakan inti dari prinsip 80/20. Artinya, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi penyebab yang memiliki dampak terbesar terhadap operasi bisnis. 

Misalnya, ketika ada data menunjukkan sebagian besar keluhan pelanggan terkait dengan kualitas produk, Anda dapat memprioritaskan peningkatan kontrol kualitas. Maka tinggal fokuskan pada peningkatan quality control agar keluhan tersebut tidak terjadi lagi.

Memprioritaskan solusi dengan menggunakan Diagram Pareto juga membantu Anda mengambil keputusan strategis dengan lebih baik. 

Contoh lainnya, alih-alih mengalokasikan anggaran untuk pelatihan karyawan dengan materi yang terlalu umum, lebih baik perusahaan menentukan materi pelatihan secara spesifik sesuai dengan kondisi atau permasalahan yang banyak karyawan hadapi. 

Inilah yang kemudian membantu meningkatkan kinerja karyawan, sekaligus kinerja perusahaan secara keseluruhan.

3. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Data dan Evaluasi

Diagram Pareto dapat menyajikan informasi dan data secara jelas, terstruktur, dan dalam bentuk visual yang mudah dipahami. Anda jadi lebih mudah melihat dengan cepat masalah mana yang paling mempengaruhi kinerja bisnis. 

Nah, dari data inilah Anda bisa membuat keputusan berdasarkan fakta dan bukti, bukan asumsi atau intuisi semata.

Misalnya, ada data yang menunjukkan sebagian besar kerugian finansial berasal dari cacat produksi tertentu, manajemen dapat segera mengidentifikasi dan memprioritaskan perbaikan di area tersebut. 

Di saat yang sama, diagram pareto juga dapat berfungsi sebagai alat evaluasi yang efektif untuk menilai hasil dari tindakan perbaikan yang telah diimplementasikan. 

Setelah perbaikan dilakukan, data baru dapat dikumpulkan dan dibandingkan dengan data sebelumnya untuk melihat apakah ada penurunan dalam frekuensi atau dampak masalah utama. 

Jika tindakan perbaikan berhasil, diagram akan menunjukkan penurunan signifikan pada batang yang mewakili masalah utama. Dengan kata lain, perusahaan jadi lebih mudah memantau efektivitas penerapan strategi yang sudah dilakukan dalam upaya penyelesaian masalah. 

Cara Kerja Diagram Pareto

Untuk memahami cara kerja Diagram Pareto, Anda bisa mempelajarinya dari langkah-langkah berikut:

• Proses pengumpulan data untuk mencari tahu masalah yang terjadi. Datanya bisa berupa jumlah keluhan pelanggan, cacat produk, atau biaya operasional.
• Setelah data terkumpul, maka langkah berikutnya adalah membuat kategori berdasarkan jenis atau penyebabnya.
• Hitung frekuensi atau dampak dari setiap kategori masalah. Ini bisa berupa jumlah kejadian atau nilai kerugian finansial.
• Urutkan kategori masalah berdasarkan frekuensi atau dampaknya dari yang terbesar hingga terkecil.
• Hitung persentase kumulatif dari setiap kategori untuk melihat seberapa besar kontribusi masing-masing terhadap total masalah.
• Gambar diagram batang (bar chart) dengan kategori masalah di sumbu horizontal dan frekuensi atau dampaknya di sumbu vertikal. 
• Tambahkan garis kumulatif untuk menunjukkan persentase total.

Cara Membuat Diagram Pareto

Dari cara kerja diagram pareto, sebenarnya Anda sudah bisa melihat secara garis besar bagaimana cara membuat diagram pareto yang praktis. Namun supaya tidak salah langkah, lebih baik Anda ikuti saja tahap-tahap pembuatan diagram pareto di bawah ini:

1. Mengumpulkan Data

Langkah pertama adalah mengumpulkan data yang relevan. Misalnya, Anda mengelola layanan pelanggan. Anda mungkin ingin mengumpulkan data tentang jenis keluhan yang paling sering diajukan oleh pelanggan. Data ini bisa diperoleh dari survei pelanggan, laporan keluhan, atau database perusahaan.

2. Mengkategorikan Masalah

Setelah data terkumpul, langkah berikutnya adalah mengategorikan masalah tersebut. Misalnya, keluhan pelanggan dapat dikategorikan menjadi beberapa jenis seperti keterlambatan pengiriman, produk rusak, layanan yang tidak ramah, dan lain sebagainya.

Pengkategorian masalah ini juga bisa dengan menentukan periode waktu tertentu. Misalnya, bisa bulanan, mingguan atau harian. Pilihlah waktu yang sesuai dengan jenis produknya.

3. Menghitung Frekuensi atau Dampak

Setelah pengkategorian masalah selesai, lakukan perhitungan frekuensi atau dampaknya. Anda bisa menghitung berapa kali setiap jenis masalah terjadi atau seberapa besar dampaknya terhadap bisnis Anda. 

Misalnya, keterlambatan pengiriman terjadi 50 kali, produk rusak 30 kali, dan layanan yang tidak ramah 20 kali.

4. Mengurutkan dari yang Terbesar ke Terkecil

Urutkan kategori masalah berdasarkan frekuensi atau dampaknya dari yang terbesar hingga terkecil. Ini akan membantu Anda melihat masalah mana yang paling sering terjadi atau memiliki dampak terbesar.

5. Menghitung Persentase Kumulatif

Hitung persentase kumulatif dari setiap kategori masalah. Misalnya, jika total keluhan adalah 100, maka keterlambatan pengiriman (50 keluhan) menyumbang 50%, produk rusak (30 keluhan) menyumbang 30%, dan layanan yang tidak ramah (20 keluhan) menyumbang 20%.

6. Membuat Diagram Pareto

Untuk membuat Diagram Pareto, Anda bisa menggunakan perangkat lunak seperti Microsoft Excel atau Google Sheets. 

Buat diagram batang dengan kategori masalah di sumbu horizontal dan frekuensi atau dampaknya di sumbu vertikal. Tambahkan garis kumulatif untuk menunjukkan persentase total.

Berikut langkah-langkah detail untuk membuat Diagram Pareto di Microsoft Excel:

• Masukkan data kategori masalah dan frekuensi atau dampaknya ke dalam tabel Excel.
• Untuk membuat diagram batang di Excel, pilih data. Lalu, pilih Insert > Chart > Bar Chart.
• Menambahkan garis kumulatif perlu dilakukan untuk memudahkan proses menghitung persentase kumulatif dan memasukkannya ke dalam tabel yang sama. Caranya: pilih data persentase kumulatif, lalu klik Insert > Chart > Line Chart.
• Format diagram sesuai kebutuhan Anda untuk membuatnya lebih mudah dibaca dan dipahami.

Ulangi langkah di atas jika Anda perlu melakukan implementasikan tindakan improvement (tindakan peningkatan) untuk melakukan perbandingan hasil.

Diagram Pareto adalah alat yang sangat berguna untuk membantu Anda mengidentifikasi dan memprioritaskan masalah yang paling signifikan dalam berbagai konteks. 

Memahami prinsip diagram pareto, cara kerja, hingga cara membuat diagram pareto akan memudahkan Anda dalam mengumpulkan data, melakukan identifikasi masalah, dan mengambil keputusan terbaik untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam memecahkan masalah.