Kesalahan Umum Implementasi QHSE dan Cara Membuat QHSE

Dalam dunia bisnis dan industri, penerapan standar Kualitas, Kesehatan, Keselamatan, dan Lingkungan (QHSE) menjadi sangat vital karena mempengaruhi operasional usaha. Sayangnya, masih banyak perusahaan yang melakukan kesalahan ketika mengimplementasikan QHSE. 

Yuk, pelajari kesalahan umum implementasi QHSE itu apa saja yang perlu dihindari dan cara membuat kebijakan QHSE yang efektif. 

7 Kesalahan Implementasi QHSE yang Wajib Anda Hindari

1. Kurangnya Komitmen dari Manajemen Puncak

Salah satu kesalahan terbesar dalam implementasi QHSE adalah kurangnya dukungan dan komitmen dari manajemen puncak. 

Ketika manajemen tidak menunjukkan komitmen yang kuat, karyawan di semua tingkat akan sulit untuk diajak berkomitmen menerapkan standar prosedur kerja yang berlaku.

Untuk menghindari kesalahan ini, penting bagi manajemen puncak untuk aktif terlibat dalam program QHSE, memberikan contoh yang baik, dan memastikan semua karyawan memahami pentingnya QHSE.

2. Tidak Melibatkan Karyawan

Kesalahan umum lainnya adalah tidak melibatkan karyawan dalam perencanaan dan pelaksanaan QHSE. Padahal, penerapan program ini berlaku untuk semua individu yang ada di dalam perusahaan.

Solusi yang bisa Anda ambil agar tidak melakukan kesalahan yang sama, adakan pelatihan dan sosialisasi secara rutin, serta dengarkan masukan dari karyawan terkait isu-isu QHSE yang ada.

3. Kurangnya Pelatihan yang Memadai

Pelatihan yang memadai sangat penting dalam penerapan QHSE. Banyak organisasi yang gagal menyediakan pelatihan yang cukup untuk karyawan, sehingga mengakibatkan kurangnya pemahaman atau bahkan karyawan tidak tahu bagaimana seharusnya menerapkannya.

Itulah sebabnya, penting sekali manajemen perusahaan menyusun program pelatihan yang komprehensif dan berkelanjutan, serta memastikan semua karyawan memiliki akses ke pelatihan tersebut.

4. Tidak Melakukan Evaluasi dan Monitoring secara Berkala

Kesalahan berikutnya yang sering terjadi adalah tidak adanya evaluasi dan monitoring rutin dan berkala, sehingga efektivitas QHSE tidak diketahui secara pasti.

Selain itu, tidak adanya evaluasi juga membuat perusahaan jadi tidak memiliki data pendukung untuk melakukan perbaikan di area tertentu, atau membuat perencanaan lebih lanjut di masa depan. 

Jadi, bagaimana agar hal ini tidak terjadi? Solusinya, Anda bisa melakukan audit internal dan eksternal secara rutin untuk mengidentifikasi kekurangan dan mengimplementasikan perbaikan yang diperlukan.

5. Mengabaikan Aspek Lingkungan

Sering kali, organisasi lebih berfokus pada kualitas dan keselamatan, tetapi mengabaikan aspek lingkungan dari QHSE. Hal ini dapat menyebabkan dampak negatif terhadap lingkungan dan berpengaruh pula pada reputasi perusahaan. 

Untuk menghindari kesalahan ini, Anda sebagai pemilik perusahaan harus memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan kebijakan lingkungan yang kuat serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan lingkungan yang berlaku.

6. Kurangnya Komunikasi & Mengabaikan Umpan Balik

Kurangnya komunikasi mengenai kebijakan QHSE mengakibatkan karyawan tidak memahami peran dan tanggung jawab mereka dalam program QHSE. 

Artinya, dibutuhkan komunikasi yang jelas dan teratur melalui berbagai kanal komunikasi yang perusahaan miliki untuk mengkomunikasikan kebijakan QHSE, misalnya dalam buletin internal, rapat bulanan, atau memajangnya di papan pengumuman yang ada di setiap divisi.

Di saat yang sama, pengabaian atas umpan balik dari karyawan dan pemangku kepentingan menyebabkan pelaksanaan QHSE menjadi tidak optimal. Ini tentunya sangat disayangkan dan bisa menyebabkan berbagai masalah di kemudian hari.

Ada baiknya, ketika program sudah mulai dijalankan, manajemen perusahaan harus mau mendengar dan menindaklanjuti umpan balik. Ini cara terbaik agar program bisa berjalan dengan baik dan pertumbuhan perusahaan bisa berkesinambungan.

7. Tidak Menyediakan Sumber Daya yang Cukup

Untuk berhasil mengimplementasikan QHSE, organisasi harus menyediakan sumber daya yang cukup, baik dari segi finansial, waktu, maupun tenaga. 

Banyak organisasi yang melakukan kesalahan dengan tidak menyediakan sumber daya yang memadai, sehingga program QHSE tidak dapat berjalan efektif. 

Solusinya, Anda perlu mengalokasikan sumber daya yang cukup untuk mendukung semua aspek QHSE.

5 Langkah Membuat Kebijakan QHSE

Anda sudah tahu kesalahan apa saja yang umum terjadi ketika perusahaan mengimplementasikan QHSE dalam perusahaan. Nah, supaya bisa meminimalkan kesalahan tersebut, saat pembuatan kebijakan Anda harus memitigasi berbagai risiko yang mungkin terjadi.

Berikut cara membuat kebijakan QHSE yang bisa mendorong peningkatan Quality, Health, Safety, dan Environment secara efektif:

1. Paham Tujuan Pembuatan Kebijakan QHSE

Sebelum mulai membuat kebijakan QHSE, Anda perlu memahami tujuan utama dari pembuatan kebijakan dan komitmen apa yang perlu dilakukan, seperti:

• Menjamin produk dan layanan berkualitas tinggi yang memenuhi atau melebihi harapan pelanggan.
• Menjaga kesehatan dan kesejahteraan seluruh karyawan.
• Keselamatan: Mencegah kecelakaan dan cidera di tempat kerja, atau dengan kata lain menjamin terjaganya keselamatan di lingkungan kerja.
• Melindungi dan meminimalkan dampak negatif terhadap lingkungan.

Ketika perusahaan paham tujuan penetapan program QHSE, maka proses pembuatannya jadi lebih mudah, jelas, berfokus pada peningkatan efektivitas operasional dan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

2. Melibatkan Pihak Terkait

Langkah penting dalam menyusun kebijakan QHSE adalah melibatkan berbagai pihak terkait. Ini termasuk manajemen puncak, karyawan, dan jika memungkinkan, perwakilan dari komunitas lokal. 

Dengan melibatkan berbagai pihak, Anda bisa memastikan kebijakan yang dibuat relevan dan mendapatkan dukungan penuh dari seluruh individu yang ada di perusahaan. Jika dijabarkan lebih lanjut, maka berikut bentuk dukungannya:

• Memastikan adanya dukungan dan komitmen dari manajemen puncak. Dukungan ini menjadi kunci keberhasilan implementasi kebijakan.
• Melibatkan karyawan dalam proses penyusunan kebijakan membantu meningkatkan kesadaran dan tanggung jawab mereka terhadap implementasi QHSE.
• Jika relevan, melibatkan pemangku kepentingan eksternal, seperti pelanggan atau komunitas setempat, dapat memberikan perspektif tambahan.

3. Menyusun Kebijakan yang Jelas dan Sederhana

Kebijakan QHSE harus ditulis dengan bahasa yang jelas dan sederhana agar mudah dipahami oleh semua karyawan. Berikut beberapa poin penting yang perlu ada dalam kebijakan QHSE:

• Visi dan misi perusahaan terkait QHSE tertulis secara jelas.
• Ada pernyataan komitmen perusahaan dan seluruh individu di dalamnya akan mematuhi peraturan dan standar yang berlaku.
• Menetapkan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai melalui kebijakan secara jelas dan terukur. Semuanya tercantum dalam kebijakan QHSE.
• Penjelasan lengkap dan detail berkaitan dengan tanggung jawab setiap pihak dalam perusahaan terkait pelaksanaan kebijakan.

4. Mengkomunikasikan Kebijakan

Setelah kebijakan disusun, langkah berikutnya Anda perlu mengkomunikasikannya kepada seluruh karyawan. Bisa dengan cara:

• Menyelenggarakan pelatihan dan workshop untuk mensosialisasikan kebijakan, serta memberikan pemahaman lebih mendalam tentang pentingnya QHSE.
• Menyebarkan poster dan materi informasi lainnya di area kerja untuk mengingatkan karyawan tentang kebijakan QHSE.
• Membahas kebijakan QHSE secara rutin dalam rapat-rapat perusahaan untuk memastikan semua karyawan tetap sadar dan terlibat.

5. Implementasi dan Monitoring

Setelah proses mengkomunikasikan kebijakan, perusahaan perlu memastikan kebijakan tersebut bisa diimplementasikan dalam operasional perusahaan sehari-hari. Untuk itu, coba lakukan pula:

• Pengawasan rutin untuk memastikan seluruh individu patuh dalam melaksanakan standar QHSE yang sudah ditetapkan.
• Melakukan audit internal secara berkala untuk menilai efektivitas kebijakan.
• Menilai risiko terkait dengan QHSE dan mengambil tindakan pencegahan yang diperlukan.

Pada akhirnya hal yang perlu Anda pahami, yaitu kebijakan QHSE bukan semata-mata dokumen yang cukup sekali buat, lalu berlaku untuk selamanya. Karena faktanya, perusahaan perlu secara berkala melakukan peninjauan untuk memastikan semua kebijakan masih relevan dengan kondisi terkini. 

Peninjauan, evaluasi, dan analisis juga akan mampu mencegah terjadinya kesalahan umum implementasi QHSE yang bisa berdampak buruk bagi perusahaan.